제 4 장 업무관리 규정

제25조(목적) ① 이 규정은 조합의 사무를 합리적으로 관리하게 함으로써 효율적인 업무수행을 규정하는데 목적이 있다.

제26조(상근임원·직원의 업무분장) ① 조합장은 조합을 대표하고 관련 업무 전반에 관한 사항을 총괄한다. 또한 상근임원·직원에 대한 업무를 적절하게 분담시켜 업무를 수행토록 하고 별지 제3호 서식의 업무분장을 작성한다.

② 조합장, 상근임원·직원 업무 분장시 업무대행자를 지정해야 한다.

③ 상근임원은 조합장 등을 보필하고 직무에 따라 직원을 관장하고 업무를 수행하되 세부 업무 내용은 다음 각 호와 같다.

 1. 조합장 등의 지시 전달

 2. 사업전반의 관리 및 추진의 행정업무

 3. 물품관리 및 사무실 임대와 자산관리 업무

 4. 문서작성 및 보존·관리에 관한 업무

 5. 각종회의 시 회의록 기록관리 업무

 6. 조합장 등 인장 관리업무

 7. 업무일지 작성, 복무 관리 업무

 8. 회계, 재정, 계약 등 관리 업무

 9. 정보공개, 클린업시스템 관리 업무

 10. 조합 등의 민ㆍ형사사건 등 소송, 민원문제

 11. 기타 정비사업 추진에 관련된 모든 업무 등

④ 직원의 직무는 다음 각 호와 같다.

 1. 서무 및 경리업무

 2. 문서 및 비품대장 정리 업무

 3. 정보공개 및 보존문서 기록물 대장 정리 업무

 4. 조합장 등 상근임원의 지시 업무 수행

 5. 기타 부여된 업무

제27조(업무일지 작성 및 공개) ① 조합은 상근임원·직원이 매주 추진한 업무 등에 대해 별지 제4호 서식의 업무일지를 작성하여야 한다.

② 매분기 업무추진 실적을 작성하여 도정법 제81조 제2항에 따라 조합원 또는 토지등소유자에게 서면으로 통지하여야 한다.

제28조(물품관리 등) ① 사무실 운영에 필요한 물품을 구입한 경우 취득일자, 규격, 가액 등의 내용을 별지 제5호 서식의 물품관리대장에 내용을 기록하여야 한다.

② 물품의 망실 및 훼손 등으로 인해 불용처리를 하는 경우 내부 결재를 받아 처리하고 별지 제6호 서식의 손망실처리기록부에 기록하여야 한다. 다만 취득금액 100만원 이상의 사용 가능한 물품에 대하여 불용결정을 하는 경우에는 이사회에 보고하여야 한다.

③ 모든 물품의 검사·검수는 감사 1인과 상근임원 1인이 별지 제7호 서식의 검수조서를 작성한다.

제 5 장 문서관리 규정

제29조(목적) 이 규정은 문서의 작성, 처리, 통제, 시행, 보관 및 보존에 관한 사항을 정하여 문서 처리 업무의 정확성과 능률성을 확보함을 목적으로 한다.

제30조(문서처리의 원칙) ① 조합은 업무와 관련한 사항의 지시, 문의, 전달, 보고, 회답 등에 대하여 문서로 하는 것을 원칙으로 하며, 모든 문서의 처리는 정확, 신속히 하고 책임의 소재를 명확히 하여야 한다.

② 긴급한 사항으로써 구두 또는 전화 등으로 처리한 사항도 문서로서 기록하여야 한다.

제31조(문서담당) 문서의 접수, 배포, 발송 및 관리는 직무가 정하는 바에 의하여 처리 한다.

제32조(문서의 효력발생) ① 문서의 효력은 조합장의 결재로서 효력이 발생한다.

② 대외문서는 상대방에 도달함으로써 효력이 발생하는 것을 원칙으로 하되 조합원 총회소집통보, 대의원회의 소집통보 등 민법의 규정이 발신주의를 원칙으로 하는 경우는 그러하지 아니한다.

제33조(사유금지) 원본이 되는 문서 및 기타기록물은 어떠한 경우에도 개인이 소유·사용해서는 안 된다.

제34조(문서의 서식 등) ① 문서는 작성 년, 월, 일, 발신 장소를 표시하는 기호, 문서 발신번호, 발신자 및 수신자를 명기하고 관계자 날인을 한다.

② 문서는 발송 또는 접수 순서에 따라 발송과 수신에 관한 문서를 별지 제8호 서식에 의한 문서등록대장에 등록하여야 한다.

③ 공문서는 클린업시스템에 모두 공개하여야 한다.

제35조(기명날인) ① 문서는 반드시 결재권자가 날인하며 결재권자가 부재 시에는 직무 권한 규정이 정하는 바에 따라 대리자가 날인하고 기 결재권자의 복귀 즉시 후결을 받아야 한다.

② 대외문서의 경우 즉, 계약서, 위임장, 각종 인·허가신청서, 신고서, 공고 기타 중요한 문서는 조합장 또는 조합 명의로 한다. 다만, 조합장으로부터 위임된 사항은 수임자(위탁받은 사람) 명의로 할 수 있다.

제36조(문서의 처리) ① 상근임원은 소관문서를 심사하여 조회, 회답, 기타 필요한 처리를 한다.

② 중요한 또는 이례적인 사항은 조합장에게 신속히 회람, 문의 하여 지시 또는 결재를 받는다.

제37조(문서의 발송) ① 우편발송을 필요로 하는 문서는 별지 제9호 서식의 문서발송대장에 등재, 우편을 이용하여 발송함을 원칙으로 한다. 다만, 업무의 성격 기타 특별한 사정이 있는 경우에는 인편·모사전송·전신통신·전화 등의 방법으로 발신할 수 있다.

② 우송을 요하는 문서는 발송부에 기재한 후 이에 필요한 우편물 영수증을 징구하여야 한다.

제38조(보존·관리 등) ① 각 문서는 매건마다 그 발생 및 완결에 관계된 일체의 문서를 합철하고 소정의 보관철을 사용하여 년도별로 보존·관리한다.

② 제1항의 문서철은 완결일자 순으로 최근 문서가 상부에 오도록 철하고 색인목록을 붙인다.

③ 제2항의 보존문서철과 기타기록물은 별지 서식 제10호에 의한 보유기록물대장에 기재하여야 한다.

④ 도정법에 따라 사업시행과 관련된 문서의 보존기간은 사업완료 후 해당 구청장에게 이관 전까지로 한다.

⑤ 문서를 업무상 필요로 하는 경우에는 담당이사의 승인을 받아 복사 및 배포 할 수 있으며, 문서를 열람하고자 하는 조합원은 열람대장에 열람목적, 소견 및 기명날인 후 열람하여야 하며, 중요하거나 조합내부의 기밀에 속하는 문서는 조합장의 승낙을 받은 후 열람할 수 있다.

⑥ 모든 문서는 금고 또는 잠금장치가 되어 있는 장소에 보관하여야 한다. 컴퓨터에 내장되는 경우에는 그 보안이 유지되도록 조치하여야 한다.

⑦ 보존기간이 끝난 문서 또는 보존기간 중 보존의 필요가 없게 된 문서는 조합장의 결재를 얻어 보존문서 기록대장에 폐기일자를 기입한 후 폐기하여야 하며, 폐기문서는 기밀 또는 조합의 특별사항이 대외적으로 누출되어서는 아니 될 문서를 제외하고는 소각하지 아니하고 재활용할 수 있다.

제39조(인계·인수) ① 추진위원회가 조합에 관련문서 및 기타기록물을 인계하거나 조합장등 임원변경이 있는 경우에는 별지 제11호 서식의 문서 인계·인수서를 작성하고 조합장과 임원 중 1명이 입회인으로 날인하여야 한다.

② 문서 인계·인수서는 3부(해당조합 보관용 1부, 인계자용 1부, 인수자용 1부)를 작성한다.

③ 조합장등은 제1항에 따라 인계·인수를 받는 경우에 서면 또는 총회에 보고하여야 한다.

④ 조합장은 관련문서 및 기타기록물을 인계하지 않는 임원 등이 있는 경우에는 관련문서의 인계를 촉구하여야 하며, 관련문서를 인계하지 않은 사실을 총회에 보고하고 고발 등의 필요한 조치를 하여야 한다.

제40조(관련 자료의 공개 방법 등) ① 정비사업 시행 관련 서류, 자료 및 기타기록물 등을 조합원, 토지등소유자 또는 세입자가 공개 및 열람·복사 등을 요청하는 경우 별지 제12호 서식의 정보공개처리대장을 작성하고 도정법 제81조 제6항에서 정한 기한 내에 공개하여야 한다.

② 관련자료 복사에 필요한 비용은 실비의 범위에서 청구인이 부담한다. 다만, 실비의 범위는 이사회 등에서 정한 수수료금액 기준을 준용할 수 있다.

③ 개인정보 유출시 그 유출 해당자가 민·형사상의 책임을 진다.

제 6 장 복무규정

제41조(목적) 이 규정은 조합 등 상근임원·직원의 복무에 관한 기준을 정하여 근무기강을 확립하고 성실히 직무를 수행함을 목적으로 한다.

제42조(준수의무) ① 상근임원·직원은 업무규정의 기본이 되는 법령, 정관 및 관련규정을 준수하고 조합장의 정당한 직무상 명령에 충실히 복종하여야 하며, 항상 담당한 직무를 신속, 정확, 공정하게 완수하여야 한다.

② 상근임원·직원 및 대의원은 조합 등 업무추진 과정상 취득한 사항을 이용하여 사익을 추구할 수 없으며, 이에 반하는 행위를 하였을 경우에는 대의원회에서 의결한 징계를 감수하여야 한다.

제43조(겸업금지) ① 상근임원·직원은 같은 목적의 사업을 시행하는 다른 조합 또는 당해 사업과 관련한 시공자, 설계자, 정비사업전문관리업자 등 관련업체 및 단체의 임원, 위원 또는 직원을 겸할 수 없다.

② 제1항의 경우는 휴직기간에도 해당한다.

제44조(보증행위 금지) ① 상근임원·직원은 조합 등의 재산상 채무자가 되거나 혹은 조합 등에 대한 채무자 및 상근임원 및 직원의 보증인이 될 수 없다.  다만, 총회 또는 대의원회의에서 결의된 사항과 시공회사를 포함한 관련업체 등과의 계약은 그러하지 아니한다.

제45조(금전대차 금지 등) 상근임원·직원은 당해 정비사업과 관련된 업체와 금전을 대차하여서는 아니 된다.

제46조(금품 등을 받는 행위의 제한) 상근임원·직원은 직무와 관련하여 금전, 선물 또는 향응(이하 “금품 등”이라 한다)을 받아서는 아니 된다.

제47조(보안) 상근임원·직원은 부재중 및 업무종료 후 퇴근 시에는 금고, 책상, 캐비닛, 화기 등의 안전 및 보안여부를 확인하여야 하며, 보안근무 의무를 진다.

제48조(근무시간 등) ① 상근임원·직원의 근무시간은 평일 09:00부터 18:00까지로 하며, 주 5일제 근무로 한다.

② 상근임원·직원의 출근 기록을 위해 별지 제13호 서식의 출근부를 작성하고 상근임원의 날인을 받는다.

③ 조합장은 업무의 특수성을 감안하여 필요하다고 인정할 때 근무시간의 변경 또는 연장을 명할 수 있다. 단, 휴일근무 및 평일 연장근무 시에는 근로기준법에 의거 시간외근무수당을 지급하여야 한다.

제49조(조퇴 및 외출 등) ① 상근임원·직원이 결근, 지참, 조퇴, 외출, 휴일근무, 휴가 및 출장을 하고자 할 때에는 별지 제14호 서식의 근무 상황부를 작성하여 조합장에게 보고하고 사전에 결재를 얻어야하며, 불가피한 경우는 유선으로 신고하여야 한다.

② 직원이 질병 및 기타 사유로 인하여 결근할 때에는 사전에 결근계를 제출하여야 한다. 다만, 긴급하고 불가피한 사유로 인하여 사전에 결근계를 제출하지 못하였을 경우에는 의사의 진단서를 첨부하여 결근계를 제출하여야 한다.

③ 질병으로 인하여 3일 이상 계속 결근할 때에는 의사의 진단서를 첨부하여 결근계를 제출하여야 한다.

④ 직원은 부득이한 경우를 제외하고는 지각을 하여서는 아니 되며, 직원이 지각을 하였을 경우 출근 즉시 조합장 또는 담당이사에게 그 사유를 보고하여야 하며, 그 이유가 정당하지 않을 경우에는 무단지각으로 간주한다.

제50조(휴일 및 휴가) ① 다음 각 호의 1에 해당하는 날은 휴일로 한다.

 1. 토요일, 일요일

 2. 근로기준법령 등, 정부에서 지정하는 공휴일, 특별휴가 및 경·조사와 업무수행으로 인한 질병이나 부상이 원인이 된 병가는 휴가로 한다.

② 휴가를 얻고자 할 때에는 사전에 그 사유를 기재한 휴가원을 제출하여 허가를 받아야 하며, 부득이한 사유로 본인이 직접 휴가원을 제출할 수 없는 경우에는 전화 등의 연락에 의하여 업무대행자가 대리 작성하여 제출할 수 있다.

③ 상근임·직원의 휴가일수는 다음 각 호와 같다.

 1. 본인 결혼 : 6일

 2. 자녀 또는 형제ㆍ자매의 결혼 : 3일

 3. 본인 및 배우자 직계존속의 회갑 및 칠순시 : 3일

 3. 부모 또는 배우자의 사망 : 6일

 4. 조부모, 직계형제 및 자매 사망시 : 3일

 5. 직원으로서 1개월간 개근한자는 1일간의 유급휴가, 1년간 개근한 자는 10일간의 유급휴가, 연중 90%이상 출근한자는 8일간의 유급휴가를 준다.

 6. 2년 이상 계속 근무한 자는 근속년수 1년에 대하여 1일을 가산한 유급휴가를 준다.

제51조(출장비 및 경조사비의 지급) ① 출장은 시내 및 시외출장으로 구분하여 사전승인을 얻어야 한다.

② 승인된 출장의 경우 출장비를 지급하며, 출장비는 실비정산을 원칙으로 한다.

③ 대중교통 요금을 제외한 모든 비용은 영수증을 첨부하여야 지급이 가능하며, 교통비 외 추가 비용이 발생 할 경우 영수증을 제출하여 지급 받을 수 있다.

④ 출장비는 조합 상근 임직원 등이 외부교육기관에서 실시하는 의무교육을 수강하거나 조합업무와 관련하여 출장을 갈 경우 지급할 수 있으며, 다음 각 호의 기준에 따라 여비교통비로 집행할 수 있다.

 1. 출장비는 교통비, 일비, 숙박비, 식비를 구분하며 실비로 정산한다.

 2. 조합 상근 임직원 이외의 임원 등이 외부기관에서 실시하는 의무교육을 수강할 경우에는 조합장의 승인 하에 출장비를 지급할 수 있다.

⑤ 경조사비는 조합원 및 조합업무 관련인의 경조사가 있을 시 집행할 수 있다.

 1. 조합장이 조합을 대표하여 집행한다. 다만, 필요에 따라 상근이사도 조합장의 승인 하에 집행할 수 있다.

 2. 경조사비는 1인당 10만원으로 한다. 다만, 경조사를 당한 자가 공무원 등으로 법적인 제한이 있을 경우에는 그 법 규정이 정하는 경조사비를 지급한다.

 3. 경조사비 지급 후에는 지출결의서에 대상과 장소, 금액 등을 기재하여 확인 자료로 제출하여야 한다.

제52조(비상근무) 상근임원·직원은 퇴근 후 또는 휴일일지라도 조합에 긴급을 요하는 업무, 재해, 천재지변, 기타 사고가 있을 때에는 비상근무를 하여야 한다.

제53조(4대 사회보험 가입 등) 상근임원ㆍ직원은 사회보장 관련법령 등이 정하는 4대 사회보험의 혜택을 받도록 한다.

제7장 보 칙

제68조(유권해석)

본 규정에 정하여진 이외의 업무 처리 사항은 관계 법령이나 조합정관과 일반적인 사무처리 관행에 기준 해서 처리한다.

부  칙

1. 이 행정업무규정은 총회에서 의결을 득한 날부터 시행한다.

2. 이 규정의 변경이 필요한 경우 이사회의 심의를 거쳐 대의원회 의결을 받아 변경하며, 변경된 내용을 조합원에게 통지하여야 한다.

3. 관계법령 및 조합정관의 개정으로 본 규정의 개정이 필요한 경우에는 별도의 개정절차 없이 변경된 것으로 본다.